Kunstig intelligens kan gjøre norske virksomheter mer produktive, men bare hvis den brukes på arbeid som allerede er forstått. Legger vi AI oppå rotete prosesser, uklare ansvarsforhold og dårlig informasjonsflyt, får vi ikke bedre virksomheter. Vi får bare raskere rot.
Teknologien avslører hvordan vi egentlig jobber
Etter at ChatGPT ble allemannseie, har mange virksomheter kastet seg over kunstig intelligens med en blanding av nysgjerrighet, forventning og uro. Det er forståelig. Teknologien er imponerende, tilgjengelig og til tider nesten forførende enkel å bruke. Den kan skrive, oppsummere, analysere, strukturere og svare i et tempo vi mennesker ikke er i nærheten av.
Likevel tror jeg mange virksomheter starter i feil ende.
Veldig mange spør hvilke AI-verktøy de bør kjøpe, hvilke lisenser de trenger, hvilke systemer som kan kobles sammen og hvilke oppgaver som kan automatiseres. Alt dette er relevante spørsmål, men jeg mener de kommer for tidlig. Før virksomheter automatiserer mer av arbeidet, bør de forstå bedre hvordan arbeidet faktisk flyter i dag.
For det er i arbeidsflyten mye av verdien ligger. Det er også der mye av frustrasjonen, tidstapet og kvalitetstapet oppstår.
Mange ansatte bruker store deler av arbeidsdagen på å lete etter informasjon, skrive om det andre allerede har skrevet, oppsummere møter ingen egentlig hadde trengt å være i, rapportere på tall som finnes et annet sted, svare på de samme spørsmålene igjen og igjen, eller vente på avklaringer fra folk som egentlig ikke burde vært flaskehalser.
Dette er dog ikke spektakulært som å lage en video som får daglig leder til å snakke flytende på 11 forskjellige språk, eller lignende. Det jeg snakker om her havner sjelden på scenen under teknologikonferanser. Samtidig er det her jeg vil påstå at mange virksomheter taper penger, energi, innovasjon, tempo, retning og motivasjon hver eneste uke.
Du finner Teknologitrender på din favoritt podkast-spiller, som blant annet Acast, Apple Podcaster, Overcast, TuneIn Radio, Spotify, Google Podcasts, Podimo og PodMe.
//Artikkelen fortsetter etter annonsen//
AI oppå dårlige prosesser gir dårligere kontroll
Jeg tror noe av det mest krevende med kunstig intelligens er at teknologien kan få svake prosesser til å se bedre ut enn de er. Et dårlig beslutningsgrunnlag kan pakkes inn i et profesjonelt språk. Et svakt tilbud kan se mer gjennomarbeidet ut. Et utydelig møtereferat kan få en penere struktur. En rapport med manglende kvalitet kan fremstå mer overbevisende.
Da er det lett å lure seg selv.
Hvis virksomheten ikke har kontroll på dataene sine, blir ikke AI-svarene automatisk bedre. Hvis informasjonen ligger spredt i e-poster, Teams-kanaler, gamle presentasjoner, CRM-systemer og gjemt i hodene til nøkkelpersoner, vil AI fort speile forvirringen som allerede finnes. Hvis ingen vet hvem som eier en prosess, hjelper det lite at en maskin kan gjennomføre deler av den raskere.
Dette er også grunnen til at produktivitetsgevinster fra AI ikke kommer automatisk. En stor feltstudie blant kunnskapsarbeidere viste at generativ AI særlig reduserte tid brukt på e-post, men at den i mindre grad endret tid brukt i møter, fordi møter ofte krever koordinering mellom mennesker og ikke bare individuell effektivisering. AI hjelper med andre ord best der arbeidsflyten er tydelig nok til at teknologien faktisk kan støtte den.
Og det er en avgjørende erkjennelse å ta med seg inn i styrerom og i ledermøter. Mange virksomheter håper at AI skal løse problemer som egentlig handler om ledelse, struktur og prioritering. Det gjør teknologien til en dyrere snarvei enn nødvendig.
//Artikkelen fortsetter etter annonsen//
Fra personlig produktivitet til felles arbeidsflyt
Mange har opplevd at AI gjør dem mer effektive individuelt. Jeg har kjent på det selv. Som foredragsholder, rådgiver, skribent, forfatter og innholdsskaper bruker jeg AI som til alt fra sparring, struktur og analyse, for å nevne noen få områder. AI-verktøyene til blant annet OpenAI, Anthropic og Google hjelper meg å komme raskere i gang, teste formuleringer, se flere perspektiver og organisere tanker. Men en virksomhet blir ikke nødvendigvis mer produktiv eller lønnsom fordi mange ansatte blir litt mer effektive hver for seg.
Hvis én person produserer mer, men mottakeren må bruke mer tid på å kontrollere, rette, tolke og rydde opp, har ikke virksomheten spart tid. Den har flyttet arbeidet. Det er derfor begrepet “workslop” har fått oppmerksomhet internasjonalt. Harvard Business Review har beskrevet hvordan AI generert arbeidsmateriale som ser ferdig ut, men mangler substans, kan skape merarbeid for andre. Faktisk kom det frem at nesten halvparten av amerikanske heltidsansatte oppga at de nylig hadde mottatt slikt “workslop”-materiale, og hvert tilfelle tok i snitt rundt to timer å rydde opp i.
Dette er en advarsel norske virksomheter bør ta på alvor. AI kan gi mer produksjon, men mer produksjon er ikke det samme som mer verdi. Hvis ansatte bruker teknologien til å sende videre halvferdige (eller feilaktige) analyser, lange sammendrag uten poeng eller presentasjoner uten tydelig retning, får kollegaene mer å sortere i. Da blir AI først og fremst en kilde til støy, ikke verdi.
Derfor er det viktig å være bevisst på at det ikke er teknologien i seg selv som skaper problemet. Problemet oppstår når virksomheten ikke har en tydelig forståelse av hva godt arbeid er, hva som skal leveres, hvem mottakeren er, og hvilken kvalitet som kreves.
Start med friksjonen
Derfor bør virksomheter begynne med friksjonen.
Hvor stopper arbeidet opp? Hvor går tiden bort? Hvor blir ansatte frustrerte? Hvor blir kundene utålmodige? Hvor oppstår feilene? Hvor må den samme informasjonen tastes inn flere ganger? Hvorfor har vi for mange møter, for mange godkjenninger, for mange som ikke følger opp hva man ble enige om etter et møte, eller for mange systemer som ikke snakker sammen?
Dette er ikke en øvelse for IT-avdelingen alene. Det bør gjøres sammen med menneskene som faktisk utfører arbeidet. De vet hvor skoen trykker. De vet hvilke rutiner som bare eksisterer fordi ingen har orket å endre dem. De vet hvilke rapporter ingen leser, hvilke møter som burde vært en beslutning, og hvilke beslutninger som blir utsatt fordi ingen eier neste steg.
Her kan AI bli nyttig, men først etter at virksomheten har forstått problemet. En kundeserviceavdeling kan bruke AI til å gi raskere og bedre svar, men da må den først vite hvilke spørsmål som går igjen, hvilke svar som er kvalitetssikret, og når en sak må sendes videre til et menneske. En salgsavdeling kan bruke AI til å lage bedre tilbud, men da må den vite hva som kjennetegner et godt tilbud, hvilke data som er relevante, og hvilke deler som krever menneskelig vurdering. En HR-avdeling kan bruke AI til onboarding, men da må den først ha ryddet opp i hva nyansatte faktisk trenger å forstå de første dagene, ukene og månedene.
Hvis AI bare gjør oss i stand til å produsere mer av det vi allerede drukner i, har vi ikke tatt kontroll. Da har vi bare økt tempoet.
//Artikkelen fortsetter etter annonsen//
Mindre tidstyver, mer menneskelig verdi
I boken min, Mennesket vs Maskinen, skriver jeg om hvordan teknologien utfordrer menneskets plass, verdi og kontroll i arbeidslivet. Nettopp derfor mener jeg at arbeidsflyt er et så viktig tema. Det handler ikke bare om effektivisering. Det handler om hva vi ønsker at mennesker skal bruke tiden sin på. Derfor mener jeg også at de beste gevinstene fra AI kommer når vi fjerner noe av det som tapper mennesker for energi, slik at de får mer tid til arbeid som krever erfaring, empati, kreativitet, faglig vurdering og relasjoner.
Da kan teknologien bidra til bedre kundeopplevelser, mer læring, raskere beslutninger og sterkere samarbeid. Men det krever ledere som tør å rydde før de automatiserer.
En bedre virksomhet, ikke bare en raskere virksomhet
Målet bør ikke være å få flest mulig ansatte til å bruke mest mulig AI. Målet bør være å bygge en bedre virksomhet.
En bedre virksomhet har klarere arbeidsflyt, tydeligere ansvar, bedre informasjonsdeling, færre tidstyver og sterkere sammenheng mellom teknologi og mål. Den bruker AI der teknologien faktisk skaper verdi, og den lar mennesker ha kontroll der dømmekraft, tillit og ansvar er avgjørende.
Virksomheter som starter der, kan få mer ut av kunstig intelligens enn de som bare kjøper nye verktøy og håper at produktiviteten skal komme av seg selv.
For AI kan definitivt gjøre oss mer effektive. Men først må vi vite hva vi egentlig prøver å forbedre.
Jeg holder foredrag om hvordan teknologi og kunstig intelligens endrer arbeidsliv, ledelse, konkurransekraft, kommunikasjon og samfunn, med vekt på både muligheter, risiko og praktiske grep norske virksomheter bør ta nå.
Klikk her for å lese mer og booke meg som foredragsholder.
Bilde: ChatGPT
