Alle bør ha klare kjøreregler for oppførsel på sosiale medier!
De siste ukene har det bla vært mange medieoppslag om «folk som ikke oppfører seg skikkelig» – omtalt blant annet i Kampanje. Det er mye som kan tyde på at mange selskaper enten mangler kjøreregler for hvordan de skal opptre på sosiale medier, eller har ansatte som velger å ikke følge det som er nedfelt og bestemt av arbeidsgiver.
Aktiv eller ikke som bedrift – dine ansatte deltar på den sosiale webben åkke som.
På samme måte som bedrifter i dag har rutiner for håndtering av kontakt med presse og media, bør alle bedrifter – uansett om de har fokus på sosiale medier eller ikke – inkludere i samme retningslinjer, regler og rutiner for hvordan man som ansatt oppfører seg på sosiale medier. Sannsynligheten er stor for at en eller flere ansatte uansett er tilstede på ett eller flere sosiale nettverk.
IBM Social Computing Guidelines
IBM etablerte en egen wiki i 2005 for å utarbeide og vedlikeholde retningslinjer for alle IBM-ansatte som ønsket å blogge, og disse retningslinjene ga grunnlaget for selskapets kjøreregler for den sosiale webben i 2008 da Facebook og Twitter begynte for alvor å endre hvordan vi kommuniserer og samtaler med hverandre over Internett.
På IBMs sin hjemmeside har de lagt ut sine kjøreregler som de selv kaller for ”IBM Social Computing Guidelines”. Som nevnt tidligere så gjelder det å oppføre seg – offline som online, som privatperson like mye som en arbeidstager. Og som i Cisco, hvor jeg er ansatt, har IBM også retningslinjer for hvordan man skal oppføre seg – ”Business Conduct Guidelines” – som er fundamentet, og som underbygger de kjøreregler som kommer på toppen i forhold til den sosiale webben. I Cisco må vi for eksempel signere – via digitalsignatur – hvert kvartal at vi vil forholde oss til Ciscos egne forretningsregler – som i stor grad går på etikk og moral.
Retningslinjene til IBM er fordelt over 12 punkter som jeg har fritt oversatt og gjengitt i korte trekk, mens hele dokumentet kan leses på IBM sine nettsider her.
- Kjenn og følg IBM sine regler for oppførsel på jobben.
- IBM-ansatte er personlig ansvarlig for alt innhold de publiserer på nettet, enten i en blogg, på sosiale nettsteder eller annen form for bruker-generert media.
- Identifiser deg ved ditt eget navn, og når relevant, med den rollen du har i IBM når du diskuterer IBM eller IBM-relaterte saker. Du må gjøre det klart at du snakker for deg selv og ikke på vegne av IBM.
- Hvis du publiserer innhold på nettet som kan knyttes oppimot din jobb i IBM, må du bruke en ansvarsfraskrivelse som dette: “Innleggene på dette nettstedet er mine egne, og representerer ikke nødvendigvis IBMs strategier eller meninger”.
- Respekter opphavsretten.
- Ikke gi fra deg eller diskuter IBMs eller andres konfidensielle eller annen fortrolig informasjon.
- Ikke siter eller referer til kunder, partnere eller leverandører uten deres godkjenning først. Ikke publiser noe som kan fornærme eller skade en klient.
- Respekter ditt publikum. Ikke bruk etnisk art, personlige fornærmelser, uanstendighet, eller delta i oppførsel som ikke ville være akseptabelt i IBMs arbeidsplass. Du bør også vise skikkelig omtanke for andres privatliv, og for temaer som kan anses som støtende eller provoserende, for eksempel politikk og religion.
- Vær oppmerksom på din forbindelse med IBM i online sosiale nettverk. Hvis du identifiserer deg som en IBM-ansatt, må du forsikre deg om at din profil og relatert innhold er i samsvar med hvordan du ønsker å presentere deg selv med kolleger og kunder.
- Ikke gå inn i kranglete diskusjoner, vær den første til å korrigere dine egne feil.
- Prøv å bidra til å skape verdi. Bidra med verdifull informasjon og perspektiv. IBMs merkevare er best representert av dets folk og hva du publiserer kan reflektere over IBMs merkevare.
- Ikke bruk logoer eller varemerker uten godkjennelse i forkant.
Det er ikke dumt å ha på plass noen kjøreregler for hvordan de ansatte skal oppføre seg på den sosiale webben, uavhengig om bedriften er aktiv eller ei selv.
Hindre eller tilrettelegge
IBMs kjøreregler er først og fremst opptatt av å få frem hva det er du IKKE skal gjøre, mens andre er kanskje opptatt av nettopp det motsatte – hva er det vi kan hjelpe til med for at de ansatte skal føle seg trygge nok til å faktisk være tilstede, og da på en konstruktiv og positiv måte som hjelper virksomheten å bygge merkevaren og relevansen i det markedet de opererer i. På samme måte har IT-sikkerhetssjefer ofte to forskjellige tilnærminger til IT-sikkerhet på arbeidsplassen:
- Hvordan IT-sikkerhet kan legge HINDER for bruk av utvalgte nettsteder, tjenester eller applikasjoner, eventuelt
- Hvordan sikkerhet kan TILRETTELEGGE for nye muligheter – på en sikker og forsvarlig måte.
De samme prinsippene gjelder også på bruken av sosiale medier.
Ikke tråkk på gresset!
Det er nesten mer fristende å tråkke på gresset når det står et skilt som sier at du ikke skal det, og på samme måte er det kanskje mer oppmuntrende å etablere positive rammer for HVORFOR bedriften ønsker at de ansatte skal være tilstede og aktive på sosiale medier, fremfor å lage mange regler på hva de IKKE skal gjøre.
Skap engasjement
Den sosiale webben er sosial, og dermed også personlig. Derfor er det viktig at det kanskje er de ansatte som først og fremst er nettopp aktive på bruken av sosiale medier. Forskjellige bedrifter har forskjellige utgangspunkt og målsetninger, og for noen er det viktigere å skape solide personlige profiler på Twitter, enn det er for andre selskaper å ha mange fans på en Facebook-side. Uansett så er det greit å ikke glemme at de samme grunnprinsipper hva gjelder kjøp og salg i det virkelige liv, også gjelder på den sosiale webben. Folk handler av folk, av folk som de kjenner og stoler på – derfor er det viktig å være ekte og ansvarlig. En positiv og åpen holdning fra arbeidsgiver ovenfor de ansatte hva gjelder sosiale medier vil i tillegg skape tillitt som for mange vil motivere – og dermed smitte over til kunder som vil oppleve økt engasjement. En motsatt tilnærming vil skape akkurat det motsatte inntrykket.
Åpent først og så begrense etter hvert?
Bedrifter som skal ta steget ut på den sosiale webben må uansett ha en målsetning for hva det er de skal få til, og så vurdere hvordan. Hvem skal gjøre hva, og skal vi implementere en restriktiv kjørebok først, eller bygge den underveis mens vi lærer å gå? Starte lukket, og så åpne opp, eller begynne helt åpent, for så å begrense underveis? Sistnevnte vil nok oppleves tøffest for de ansatte…
