Dette bør du tenke på når dere skal møtes digitalt

Hjemmekontoret er «den nye normalen» og webkameraet har blitt «nøkkelen» til det nye møterommet. Pandemien har bidratt til en hyper-digitalisering av nesten samtlige nordmenn, spesielt når det kommer til å ta i bruk teknologi for en virtuell nærhet når fysisk kontakt må vike plass.

Det er viktig å ta inn over seg at mye av teknologien vi har tatt i bruk i løpet av det siste året, har eksistert i veldig mange år. Den digitale transformasjonen har blitt påtvunget oss, noe som først og fremst bekrefter at vi ikke endrer oss før vi må. Før vi står ovenfor en krise. Det er også viktig å tenke på at når vi etter hvert legger pandemien bak oss, så vil vi fortsatt jobbe mer hjemme enn hva vi gjorde før vi ble tvunget til det.

Derfor er det ikke bare viktig at vi blir komfortable med at mange av møtene våre vil fortsatt være digitale, men at vi passer på å gjøre møtene så gode som mulig. At alt fra bilde, bakgrunn, plassering, lyd og lys blir så bra som mulig. Det bidrar til en god brukeropplevelse, som igjen bidrar til økt verdi.

Dette bør dere tenke på, for å oppnå best mulig opplevelse av de digitale møtene

La det være sagt at dette ikke er en fullstendig oversikt. Verken over tilbudet av forskjellige videokonferanse-løsninger, til produkter og teknologier for å sikre et godt digitalt møte. Til det er tilbudet og omfanget rett og slett for stort. Jeg har tatt utgangspunkt i de mest populære tjenester og produkter, kombinert med mine egne erfaringer og preferanser.

Velg riktig videokonferanse-løsning

De mest omtalte plattformene i dag for video-møter, er nok Microsoft Teams, Zoom, Google Meet og Cisco WebEx. I tillegg er det også mange som bruker seg av Apples FaceTime, Facebook Messenger, Whereby og Skype.

Microsoft Teams

Felles for mange større virksomheter er at de har et Microsoft-miljø fra før av, og derfor blir Teams naturlig nok å foretrekke. Ikke minst fordi Teams er tett integrert med Microsoft Office, men fordi det også er inkludert med Office 365 for virksomheter. Den tette Microsoft integrasjonen er også litt av ulempen med Teams.

Min erfaring er at de som ikke bruker Microsoft programvare eller -Windows i hverdagen, ikke er like stor fan av Teams. Microsoft tilbyr Teams gratis for inntil 300 deltagere (tilbudet gjelder ut juni 2021) og gruppemøter inntil 60 minutter.

Zoom

Zoom er nok den plattformen «folk flest» liker i dag. Veldig enkel å ta i bruk. Mange muligheter og funksjoner, som leveres med en eksepsjonell ytelse hva gjelder lyd og bilde. Gratisversjonen er også generøs og pris-versjonene er veldig konkurransedyktige. Gratis-utgaven dekker opp til 100 deltagere og gruppemøter inntil 40 minutter.

I det norske «webinar-miljøet» opplever jeg at de som elsker Teams, misliker Zoom. Og omvendt. Nesten som iPhone- vs Android-fans.

//Artikkelen fortsetter etter annonsen//

Google Meet

Google Meet, tidligere Hangout, er også en populær løsning her til lands. Som det meste fra Google, er også Meet enkelt og intuitivt å bruke. Integrasjonen mot øvrige Google-tjenester er også stor, slik Teams er for Microsoft. Google Meet er inkludert i Google Workplace, slik Teams er inkludert i Office 365 for virksomheter.

Google tilbyr også sømløs integrasjon mot blant annet Cisco. Google Meet er gratis for inntil 100 deltagere og gruppemøter inntil 60 minutter.

Cisco Webex

Min erfaring er at Cisco-kunder foretrekker Cisco Webex. Sannsynligheten er stor for at større virksomheter har løsninger fra Cisco. (Disclaimer: Jeg har jobbet i Cisco i perioden 1997 til 2011). Min erfaring er at der andre kan «henge litt» i både lyd og bilde, er ofte Webex-opplevelsen uten forsinkelse.

Cisco Webex er gratis for inntil 100 deltagere og gruppemøter inntil 50 minutter.

Likhetene er flere enn forskjellene

Hva du «faller» ned på, handler ofte om hvor du kommer fra og hvilket verktøy du først tok i bruk da pandemien sendte oss hjem for å jobbe. Forskjellene var større tidlig i 2020 enn tilfellet er i dag. Zoom var for eksempel først ute med virtuelle bakgrunner, mens det er standard nå. De forskjellige aktørene løser oppgavene litt forskjellig når det kommer til deling av egen skjerm, opptak av møter og webinarer, diskusjons-muligheter, møterom, deling av dokumenter, med mer.

Personlig foretrekker jeg Zoom og WebEx. Min kone foretrekker først og fremst Meet, deretter Zoom, mens mine barn – som begge går i 9. klasse – synes Teams er best. I alle tilfeller skyldes det hvordan vi kom i gang med de digitale møtene.

For kjappe 1-til-1-møter varierer det derimot mye. Apples FaceTime blir ofte brukt når jeg skal samtale med familien. Facebook Messenger og Rooms når jeg treffer kompisgjengen. Og Whereby når jeg kan velge plattform selv i møte med en (potensiell) ny kunde.

//Artikkelen fortsetter etter annonsen//

Slik gjør du det digitale møtet bedre

Etter at valget på videoplattform har blitt tatt, er det viktig å tenke på hva du kan gjøre for å sikre et godt digitalmøte.

1. Stabilt og raskt bredbånd

En forutsetning for at du i det hele tatt kan oppleve et godt møte, er at du har en god internettforbindelse. Det er sjeldent en utfordring i Norge, hvor de aller fleste av oss kan nyte kraftige hastigheter via fiber eller 4G. Og nå snart 5G. Er du på hytta kan det for eksempel være fornuftig å teste ut bredbåndshastigheten din før du går i gang, slik at du eventuelt kan velge å bruke mobilen din som mobil bredbåndsruter.

2. Du ser bedre ut med et godt kamera

Mobilen din kan også brukes som webkamera. De fleste smarttelefoner i dag har for eksempel mye bedre kamera og mikrofon, sammenlignet med de fleste laptoper. Det integrerte kameraet på min MacBook Pro er på 5 MP, mens selfie-kameraet på min Samsung Galaxy-telefon er på hele 40 MP. Skal du bruke mobilen som webkamera er det viktig at du fester den på en god tripod, slik at kameraet står stødig og stabilt mens du deltar i et videomøte.

3. God lyd er avgjørende for et godt møte

Antall megapixler er dog ikke like viktig som en god mikrofon. Dårlig lyd tar fort livet av et møte. Derfor kan det være fornuftig å investere i en ekstern mikrofon, som for eksempel en Blue Yeti USB-mikrofon. Alternativt kan du (nesten) slå to fluer i en smekk, ved å kjøpe Logitech StreamCam som gir deg både godt bilde og god lyd i samme enhet. StreamCam kan festes til monitorer, men også til tripod og kamerastativ.

//Artikkelen fortsetter etter annonsen//

4. Godt lys og ryddig bakgrunn

Godt lys er også viktig. Og da for å lyse deg opp. Ikke sitt med ryggen til et vindu når solen skinner utenfor. Og mens jeg husker det; ha det «greit» i bakgrunnen. Ikke for rotete. Og er det rot bak deg, så kan du alltids gå for en virtuell bakgrunn, men tenk på hvilket inntrykk du vil etterlate.

Jeg har gått for Elgato Key Light Air som gir meg muligheten til å justere høyden på lyset, i tillegg til styrken og hvor varmt eller kaldt lyset skal være (via en app). Bruker du briller er det ekstra viktig å sjekke ut hvor mye lys du bør slippe ut av din laptop eller monitor, før øynene dine forsvinner i refleksjonen.

5. Ikke opp i nesa!

Sist, men ikke minst vil jeg sterkt anbefale deg å filme deg selv litt ovenfra og ned, fremfor nedenfra og opp. Jeg sliter med å forstå hvordan enkelte PC-produsenter kunne finne på å plassere et webkamera på sine laptoper helt nede ved tastaturet. Ikke bare får alle vite om du har hår (og andre ting) i nesa, men mikrofonen er ofte også plassert helt nede ved tastaturet.

Det gjør det i praksis umulig å skrive notater under et møte, så fremst du ikke husker på å «mute» deg selv hver gang du ikke sier noe og skal ta notater. Og hvis du klarer det, spesielt når det er du som snakker, forsøk å se i kameraet og ikke på skjermen. På den måten vil de andre opplever at du ser dem i øynene og ikke ned.

6. Uten lyd og med ryggen til

Tenk på at et digitalt møte skal behandles som et fysisk møte. Enten er du med 100 prosent, eller så er du ikke med. Møtene blir ikke gode av at deltagere skrur av både kamera og mikrofon, slik at de kan surfe på nettet og skrive eposter.

Så fremst det ikke er avtalt på forhånd, bør alle ha både kamera og mikrofon på under hele møtet. Det skal mye til at noen snur stolen rundt i et møterom og blir sittende stille med ryggen til. Slik oppleves det når møtedeltagere går i svart og lydløse. Det er en grunn til at «du er på mute» har blitt et mye brukt begrep under dagens digitale møter.

Konklusjon

Det er summen av alle faktorene jeg har nevnt som avgjør om det digitale møtet blir bra eller ikke. Det minst viktige er egentlig plattformen dere velger å bruke. Godt lys, lyd og bilde, og riktig plassering av kamera er en god start. Da sier det seg selv at du ikke skrur av kamera og mikrofon. For det kan ta livet av selv den beste videomøte-plattformen.